Leukste Boekhouder van NL – Efficiënte onboarding via automatisering
De opdrachtgeven is het leukste boekhoudkantoor van Nederland dat zich onderscheidt door zijn efficiënte werkwijze, snelle reacties en transparante dienstverlening. Om ondernemers sneller en efficiënter te helpen, hebben we samen gewerkt om de onboarding nog sneller en beter te laten verlopen, via automatiseringen.
De uitdaging
Samen met de marketing manager merkten we op dat dat het handmatig verwerken van nieuwe aanvragen veel tijd kostte en foutgevoelig was. Het doel was om een naadloos proces te creëren dat:
- Contracten eenvoudig ondertekend kunnen worden.
- Informatie van nieuwe klanten automatisch verzamelt én sneller aanvult
- Alle data centraal beheerd wordt in Pipedrive.
De markt van boekhouderkantoren is best competitief. Snelheid van opereren is heel belangrijk voor de eerste fase van een samenwerking met een ondernemer. Door automatisering kan dit gerealiseerd worden, zonder dat dit de druk op het team te groot maakt.
De oplossing
Alhoewel de organisatie zelf al best ver was in hun automatiseringen, bleken er een paar onderdelen te zijn die meer technische kennis vereisten. Met name de acties in make.com, gekoppeld aan Pipedrive en Pandadoc kenden nog wat technische uitdagingen. Samen hebben we een gestroomlijnd onboardingsproces opgezet met behulp van:
- PandaDoc: voor het genereren, versturen en digitaal ondertekenen van contracten.
- Pipedrive: de centrale plek voor het beheren van klantdata en de onboarding status.
- Make.com: om verschillende tools te koppelen, data te modelleren automatisch te updaten.
Over de automatisering
De benodigde informatie wordt aangeleverd op verschillende manieren en in verschillende talen. Dit moet op een veilige manier gestructureerd worden. Via Make.com modelleren we deze gegevens, zodat alles op een eenduidige manier in het crm terugkomt. Het systeem kan automatische controleren of er gegevens missen en een melding hiervan sturen. Eventuele documenten worden opgehaald en opgeslagen, óók op de cloud server, netjes in mapjes.
In het crm kan het team de klant begeleiden door de verschillende stappen. Vanwege de functionaliteiten van Pipedrive kunnen verschillende automatiseringen een groot deel van het handmatige werk uit handen nemen.
De resultaten
- Efficiëntie: het onboardingsproces is nu bijna volledig geautomatiseerd. Het kost ~70% minder handwerk
- Fouten voorkomen: minder handmatige fouten door automatische dataverwerking
- Klanttevredenheid: nieuwe klanten ervaren een soepel en professioneel proces
Dankzij deze automatisering kan het Boekhoudkantoor zich meer richten op het leveren van waarde aan klanten, terwijl het onboardingsproces geautomatiseerd verloopt. Dit project laat zien hoe slimme tools en automatisering het verschil kunnen maken voor een modern boekhoudkantoor!
Over de samenwerking:
“Etienne heeft ons fantastisch geholpen met het verbeteren van onze bedrijfsprocessen. Hij nam de tijd om te begrijpen wat we nodig hadden en kwam met praktische ideeën die direct toepasbaar waren. Dankzij zijn werk zijn onze processen efficiënter geworden, wat ons meer tijd geeft om ons op onze klanten te richten. Hij hield ons tijdens het hele proces goed op de hoogte en leverde alles volgens afspraak op. We zijn zeer tevreden met de samenwerking!”
Ersin – Marketing manager
Wil jij dit ook?
Dan vraag ik je of je openstaat om Samen Schaalbaar te Groeien. Kun je dit met “ja” beantwoorden? Vraag dan gerust een sparringssessie of vrijblijvend advies aan.